Trends im Knowledge Management!
Eine Antwort: Web 2.0 Technologien, die zuerst unsere Webseiten und Portale, aber in zunehmendem Maße auch unser allgemeines Informations- und Kommunikationsverhalten bestimmen. Denken sie an Blogs, Wikis, Podcasts, Webkonferenzen oder social Networks: bei der Nutzung dieser Anwendungen wird die Informationsverteilung umgekehrt. Statt Informationen an große Gruppen zu verteilen, lassen Web 2.0 Anwendungen dem Empfänger die Wahl, zu entscheiden, welche Information er abruft. Die zentrale Administration von Inhalten wandelt sich dahingehend, dass die Inhalte durch den Nutzer, ja durch ganze Gruppen erstellt und aktualisiert werden. Es bedarf einer Kultur der Eigenverantwortung und partnerschaftlichen Zusammenarbeit. Auf das Ergebnis bezogen, werden Wissensprozesse jedoch schneller und effizienter, denn dezentrale Abläufe sind bedarfsorientiert und erfordern keine zentrale Geschäftseinheit.
Lassen sie uns aus den wichtigsten Trends der kommenden Jahre einmal die unternehmensstrategischen Aufgaben rund um Wissensmanagement extrahieren. Die Liste1 sähe ohne Anspruch auf Vollständigkeit so aus:
1. Aufbau einer partizipativen Unternehmenskultur
Wissensarbeiter können in einer prozessorientierten Weise auf benötigte Daten zugreifen. Sie brauchen in der Regel nicht mehr Daten aus verschiedensten Anwendungen selbst integrieren. Nach Einschätzung von Analysten wird sich damit die Produktivität / Effizienz an diesen Arbeitsplätzen nennenswert erhöhen. Die neuen virtuellen Anwendungen werdne von zentralen IT-Funktionen nur noch auf gröbere Rollenvorgaben zugeschnitten, die Feinanpassung wird von den Wissensarbeitern selbst erledigt werden können. Dabei kommen nicht nur firmeninterne Backend-Anwendungen zum Tragen, sondern auch öffentliche aus dem Internet sowie “Software as a Service”-Anwendungen.
2. Wettbewerbsdifferenzierung durch Menge und Qualität ihrer Innovationen
Durch den Wegfall schützender Protektionsmaßnahmen wird nur über vermehrte Produkt-, Prozess- und Organisationsinnovationen der heutige Technologievorteil in Europa einigermaßen beizubehalten sein. Um die Qualität und Quantität der Innovationen zu sichern, sind noch mehr Potenziale auszuschöpfen als bisher. Zum Beispiel durch die Einbettung von Web-2.0-Lösungen in übergreifende Unternehmensstrategien. Hierbei wird sich eine intelligente Mischung aus individueller, betreuter Ideenformulierung und breiter Diskussion als optimal erweisen. Studien von Analysten zeigen, dass die Adaption von Web 2.0-Lösungen in anderen Ländern schneller verläuft als in Deutschland. Diese Länder erarbeiten sich so Standort- und Wettbewerbsvorteile.
3. Organisation eines methodischen Wissenstransfers zur Abfederung des demografischen Wandels inkl. Pensionswellen
Unternehmen mit einer älteren Belegschaft gelten als hervorragende Optimierer vorhandener Lösungen. Ihnen droht jedoch eine Verminderung ihrer Innovationskraft, da bei Ausfall oder Weggang von Wissensträgern die Erhaltung und Kontinuität von Geschäftsprozessen gefährdet wird. Die eigentliche Herausforderung besteht in der Entwicklung und Umsetzung von Strategien, damit Unternehmen ihre Innovationskraft auch mit älteren Belegschaften beibehalten und sogar noch steigern können.
4. Integration von Echtzeitkommunikation, Zusammenwachsen von Telefonie und weiterer Echtzeitservices
Wissensarbeiter müssen im zunehmenden Innovationswettbewerb noch stärker synchron kommunizieren und dafür Telefonie und Instant Messaging-Medien nutzen, die voll in die Informationstechnik und Anwendungslandschaft integriert sein müssen. Technisch steht dahinter einerseits ein dynamisches, kostenorientiertes Managen von Daten- und Telefonleitungen, wie es mit digitalen Telefonanlagen einfach möglich ist, und andererseits die Integration verschiedener Kommunikationsmöglichkeiten, inklusive „Voice over IP“, in den unmittelbaren Kontext der Oberflächen beliebiger Anwendungen.
5. Wandel zur vorgangs- und aufgabenorientierten Arbeitsweise bei Wissensarbeit
Wissensarbeiter müssen oft mit anderen Personen zusammenarbeiten, um die gewünschten Ergebnisse für das Unternehmen zu erzielen. Dazu arbeiten sie überwiegend in und mit Dokumenten. Diese werden erstellt und meist als Anhang per E-Mail verschickt. Die Dokumente werden an verschiedenen Orten vorgehalten. Hierauf aufsetzend gibt es neuerdings viel versprechende Ansätze, Arbeitsabläufe nach Vorgängen zu organisieren statt nach Tools zur Dokumentenerstellung. Wenn parallel dokumentiert wird, wer was zur Erledigung des Vorgangs beigetragen hat, entsteht über die Erledigungsphase hinweg eine Beschreibung des realen Prozesses („Template“), die bei der Wiederholung des Vorgangs erneut benutzt werden kann und bei höheren Nutzungsfrequenzen auch als Basis einer Workflow-Modellierung dienen mag.
6. Einsatz neuer Suchtechniken im Unternehmen
Durch die Nutzung von Metadaten, Social Tagging (Schlüsselworte) und semantische Verfahren kann die Qualität von Suchergebnissen, insbesondere im Rahmen der organisationsinternen Nutzung – deutlich erhöht werden. Die künftigen Anforderungen von Unternehmen an Suchtechnologie sind ungleich höher als im Internet wo meist auf öffentlich verfügbare und dafür aufbereitete Daten zugegriffen wird. Im Unternehmen sind die Daten über unterschiedliche Systeme mit unterschiedlichsten Formaten verteilt und im Zugriff auf Personengruppen beschränkt. Performante Volltextsuchen, die Angabe von Zusatzinformationen wie Schlüsselwörter, Leseempfehlungen anderer Nutzer, oder auch die Auflistung interner Experten und involvierter Teams bilden weitere Komponenten zur Produktivitätssteigerung in der Wissensarbeit.
Wussten sie, dass aus einer einfachen Map, die sie im Team erstellen und an allgemein zugänglicher Stelle speichern, eine eigene Kollaborationslösung werden kann? Statt die Lösung einer Aufgabe aus dem stillen Kämmerlein heraus zu oktruieren, übertragen sie das Mandat der Gruppe. Sofern ausreichend Kenntnisse vorhanden sind, wird in Kürze eine Multimap entstehen, in der die Mitglieder ihre Inhalte einfügen und kenntlich machen. An ihnen ist es nur noch, eine einheitliche Semantik oder Symbolsprache – z.B. per einmalig definierter Markierungsliste – zu bestimmen und einen groben Zeitplan inkl. Zwischenmeetings zu organisieren. Probieren sie es und setzen sie auf die kollektive Intelligenz der Gruppe.
Inspirierende Erfahrungen wünscht Ihnen
Mark Muschelknautz
Director Field Marketing EMEA
1 Aus dem Positionspapier des BITKOM “Wichtige Trends im Wissensmanagement 2007 bis 2011″